نظام پیشنهادها به‌عنوان یکی از کارسازترین ارکان مدیریت مشارکتی شناخته شده است. از آنجاکه همه انسانها براساس فطرت بشری خویش خواستار بهپویی و بهبود مستمر می‌باشند این نظام فرصت‌های کافی برای به منصه ظهور رسانیدن نظرات و پیشنهادها، نبوغ و خلاقیت و حتی آرزوها را فراهم آورده و نیز به‌عنوان ابزاری برای شکل‌دهی به رسالت مشترک کلیه ذینفعان سازمان می‌باشد.
این اشتراک آرمان به شکل استفاده بهینه از امکانات، افزایش کیفیت و کمیت خدمات، کاهش هزینه، تقلیل ضایعات، تنوع خدمات، انسانی‌تر شدن محیط کار، به‌روز نگهداری علم و... تجلی می‌یابد.
این نظام صاحبان اندیشههای سازنده را بدون توجه به موقعیت سازمانی آنها مورد تشویق و حمایت قرار داده و به هیچ وجه فرایند تصمیم‌گیری و مسئولیت سازمان را مختل و مخدوش نمی‌سازد.
نتایج حاصل از پیاده‌سازی این روش در جهان و ایران جایی برای تردیدهای بازدارنده باقی نمی‌گذارد.
در آموزه های دینی همچون کلام وحی و گفتار ائمه حمایت های بی دریغی از مشورت و مشارکت به چشم می‌خورد. آیه مبارکه "فبشر عبادالذین یستمعون القول فیتبعون احسنه" و همچنین "وشاورهم فی الامر" و یا فرمایش حضرت امیرالمؤمنین "لا ظهیر کالمشاوره" از آن جمله هستند.
الزام مدل های ارزیابی سازمانی نظیر جایزه دمینگ، مالکوم بالدریج و EFQM دربکارگیری نظام پیشنهادها، آن را به منزله ابزاری برای رقابت‌های برتری جوئی سازمانی مطرح کرده است.
یکی از اهدافی که نظام پیشنهادها تعقیب می‌نماید مشارکت عمومی در فرایند بهبود مستمر است، لذا به پیشنهادها هرچند که ساده یا کوچک باشند صمیمانه ارج نهاده می‌شود و از پیشنهاددهندگان به طرق مختلف تشویق بعمل می‌آید تا بتدریج در ذینفعان، حسن تعلق، همدلی و ابداع بوجود آید.
پیشنهاد ایده یا نظری است که در صورت اجرا بتواند وضع موجود را بهینه کرده و یا مشکلی را حل نماید.
تبصره: پیشنهاد مستلزم نوآوری و خلاقیت نمی‌باشد.
پیشنهاد انجام کارهایی است که در گذشته صورت می‌گرفته و به فراموشی سپرده شده یا به علتی کنار گذاشته شده است.
پیشنهاد کارهایی که در سایر سازمانها مورد استفاده قرار گرفته به شرط اثبات کارایی و اثرگذاری، می‌باشد.
کلیه ذینفعان موسسه و خانوادههای ایشان، میتوانند پیشنهادهای خود را بصورت فردی یا گروهی ارائه نمایند.
موضوع پیشنهاد میتواند بهبود کار شخصی، بخش یا واحد خود و یا سایر قسمتهای موسسه را در برگیرد.
پیشنهاد باید در فرم ارائه پیشنهاد با کد مدرک F003 و با ذکر اطلاعات لازم به دبیرخانه نظام پیشنهادها تحویل گردد.
به صورت کلی مسئولان به هیچ وجه نمیتوانند کارکنان خود را از ارائه پیشنهاد منع و یا محروم کنند.
دستاوردهای حاصل از اجرای این نوع پیشنهادها به سادگی قابل محاسبه ریالی نمی‌باشد. مانند پیشنهادهای افزایش ایمنی، خدماتی، زیبایی محیط کار، کاهش فشارهای روانی و ... .
درآمد یا صرفه‌جوئی حاصل از اجرای این پیشنهادها به صورت ریالی قابل محاسبه می‌باشد.
دبیر نظام پیشنهادها پس از اجراء کامل و انجام محاسبات مربوط به هریک از پیشنهادها، پس از گذشت سه ماه از اجرا تعیین پاداش را در دستورکار جلسه کمیته نظام پیشنهادها قرار داده و در جلسه درباره آنها بحث و گفتگو خواهد شد.
علاوه بر پاداشی که به صاحب ایده تعلق خواهد گرفت، برای کارشناس طرح و مجری نیز متناسب با ساعت صرف شده پاداش درنظر گرفته می‌شود.
